Un seul dossier plutôt qu’une boîte de réception pleine de pièces jointes
Chaque clinicien sur LocuPedia se crée un profil professionnel et un portefeuille de titres. Les permis, les inscriptions, les assurances, les certifications et les pièces d’identité se trouvent dans ce seul dossier, que le clinicien tient à jour une fois et réutilise pour chaque offre. Le statut vérifié de ce dossier s’appelle le passeport de titres (Credential Passport).
Au lieu de soumettre à nouveau des documents à chaque organisation, le passeport affiche un statut vérifié et à jour qui accompagne chaque candidature. Les organisations examinent le statut, et non une pile de PDF.
Ce qui est vérifié
L’essentiel, vérifié à la source. Les exigences dépendent de la profession, du territoire de l’affectation, de l’organisation et de l’offre précise. L’application indique à chaque clinicien exactement ce que sa profession exige, et chaque élément est téléversé une seule fois. Les éléments habituels comprennent :
- Le permis d’exercice ou l’inscription professionnelle, confirmé dans le registre de l’organisme de réglementation provincial ou territorial.
- Le diplôme ou la qualification, et la vérification à la source de la formation et des titres.
- L’identité : une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement et le nom légal, vérifiés par un contrôle du document et une correspondance biométrique.
- La protection en responsabilité professionnelle, confirmée auprès du fournisseur (pour les médecins, souvent l’ACPM).
- Les certifications exigées par une profession ou un établissement, comme l’ACLS pour une infirmière aux soins intensifs.
- Des références de la pratique récente, et une vérification du casier judiciaire (une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables lorsque l’affectation touche des personnes vulnérables).
- Les éléments propres à un établissement, comme une attestation d’orientation sur place, rattachés à l’affectation qu’ils concernent.
Comment la vérification est faite
Au Canada, un spécialiste de la vérification des titres, nommément désigné, vérifie manuellement chaque titre auprès de la source émettrice et signe la décision. Un permis est confirmé directement dans le registre de l’ordre professionnel plutôt qu’accepté sous forme de copie téléversée. Chaque vérification est consignée avec le vérificateur, la source et un horodatage, de sorte que le dossier montre qui a vérifié quoi et quand.
La règle est la même partout où LocuPedia effectue des vérifications : un titre porte la mention « vérifié » seulement lorsque la source émettrice l’a confirmé. D’ici là, il porte la mention « en attente », et le clinicien comme l’organisation peuvent le voir. La plupart des vérifications se terminent en quelques jours ouvrables, selon la rapidité de réponse des sources, et les cliniciens peuvent suivre chaque élément tout au long de l’examen.
Pour les cliniciens : être vérifié sans retard
La vérification avance au rythme de sa source la plus lente; un peu de préparation aide donc. Téléversez des documents clairs et complets dès la première fois, et utilisez le même nom légal sur votre permis, votre pièce d’identité et vos certificats, ou soyez prêt à expliquer pourquoi ils diffèrent. Prévenez vos références qu’on les contactera. Si vous êtes inscrit dans plus d’une province ou d’un territoire, ajoutez chaque inscription, puisque les exigences applicables sont celles du territoire de l’affectation.
- Consultez les exigences que l’application indique pour votre profession avant de commencer à téléverser.
- Ajoutez toutes vos inscriptions en vigueur, pas seulement celle de votre province ou territoire d’attache.
- Gardez vos dates de renouvellement en vue et téléversez les documents renouvelés dès que vous les avez.
- Remplissez les éléments propres à un établissement, comme une attestation d’orientation, dès qu’ils sont demandés pour une affectation.
Expiration et renouvellements
Les titres expirent, et une certification échue peut coûter un quart de travail à un clinicien. LocuPedia signale les dates d’expiration tôt : le clinicien est averti avant qu’un élément n’expire et voit exactement ce qu’il doit renouveler. Un élément qui arrive à échéance mais qui reste valide pour les quarts prévus est signalé sans les bloquer.
Si un élément vient à échéance, le passeport l’indique honnêtement jusqu’à ce que le document renouvelé soit vérifié. Les organisations voient le statut actuel, jamais des déclarations périmées. La vérification reflète l’état d’un document au moment où il est vérifié auprès de sa source; ce n’est pas une garantie continue.
Ce que voient les organisations
Lorsqu’un clinicien postule, l’organisation voit le profil professionnel et le statut de vérification de chaque élément exigé, y compris ce qui est vérifié, ce qui arrive à échéance et tout élément propre à l’établissement qui reste à confirmer, signalé explicitement. Pour une affectation précise, le dossier de préparation montre où en est le clinicien, qui a examiné chaque élément et quand, ainsi que la décision de préparation d’un vérificateur nommément désigné, rattachée à l’affectation avec une piste d’audit exportable.
Les organisations ne voient pas les pièces d’identité sous-jacentes d’un clinicien; seules les personnes chargées de la vérification y ont accès. La vérification est le travail de LocuPedia; l’embauche ne l’est pas. La décision de retenir un clinicien, et à quelles conditions, appartient à l’organisation, et les organisations demeurent responsables de leurs propres décisions d’engagement.
Confidentialité et contrôle
Rien n’est communiqué à une organisation tant que le clinicien n’a pas postulé ou répondu. Il n’existe aucun répertoire public de cliniciens, et les visiteurs anonymes ne voient rien. Le profil et les documents de titres d’un clinicien sont communiqués seulement aux organisations concernées par les offres auxquelles il donne suite.
LocuPedia est une plateforme de main-d’œuvre, et non un canal de données sur les patients : uniquement des profils, des titres, des offres et des candidatures, et il est interdit de téléverser des renseignements sur des patients sous quelque forme que ce soit. Les cliniciens peuvent modifier, exporter ou supprimer leurs renseignements, sous la seule réserve des documents que la loi exige de conserver.
Ce que ça coûte
Créer un profil, se faire vérifier, consulter les offres, postuler et échanger des messages est gratuit pour les cliniciens, toujours. Pour les organisations, l’examen des titres est inclus dans chaque demande de remplacement; les seuls frais pour une organisation sont ceux de l’offre publiée, qui est gratuite pendant la période de lancement.
Vos propres obligations s’appliquent toujours
La vérification de LocuPedia ne remplace pas l’obligation d’un clinicien de détenir une inscription valide et de satisfaire aux exigences de son organisme de réglementation, ni les propres obligations d’une organisation en matière de vérification des titres et d’octroi des privilèges. Ce guide est de l’information générale sur la plateforme, et non un avis juridique ou relatif au permis d’exercice. Confirmez les exigences d’inscription auprès de l’organisme de réglementation compétent.