Trouver un remplaçant pour votre clinique

Commencez plus tôt que nécessaire

Le délai est le facteur le plus déterminant pour trouver un remplaçant. Un remplaçant venant d’une autre province ou d’un autre territoire peut devoir s’inscrire auprès de votre organisme de réglementation, ce qui peut prendre des semaines, voire davantage. Même un clinicien déjà inscrit localement peut avoir besoin de temps pour remplir les exigences de votre établissement, obtenir des privilèges si vous êtes un hôpital, et organiser ses déplacements.

Tenez un calendrier simple des absences connues et publiez dès que les dates sont fixées. Pour les congés prolongés, demandez-vous s’il est plus réaliste de trouver un seul remplaçant ou plusieurs blocs plus courts, et si vous pouvez offrir de la souplesse sur les dates de début.

Rédigez une offre complète

Les cliniciens décident à partir de ce que vous publiez. Les offres complètes attirent des candidatures plus nombreuses et de meilleure qualité; les offres vagues sont ignorées. Une bonne offre de remplacement indique :

• Le poste et la spécialité, ainsi que le milieu (clinique, hôpital, soins de longue durée, milieu communautaire, soins virtuels).
• L’établissement et le lieu, y compris le site si vous en avez plusieurs.
• Les dates et heures exactes, avec les attentes pour la garde, les soirs et les fins de semaine.
• La rémunération offerte. Sur LocuPedia, une offre ne peut pas être publiée sans elle, et les cliniciens la voient avant de postuler.
• Le permis, les certifications et l’expérience exigés, et toute exigence de l’établissement comme l’orientation.
• Les détails pratiques sur lesquels un clinicien posera des questions : volume de patients, personnel de soutien, déplacements ou hébergement s’ils sont offerts.

Le processus en cinq étapes

Chaque demande de remplacement sur LocuPedia passe par les mêmes cinq étapes, avec une personne nommément désignée et un horodatage à chaque transfert :

• Demande : vous publiez exactement ce que vous devez faire remplacer.
• Jumelage : les cliniciens qualifiés sont repérés selon la profession et la spécialité, le lieu, la disponibilité par rapport à vos dates et l’état de leurs titres, avec les raisons affichées.
• Candidatures : les cliniciens postulent avec leur passeport vérifié joint, et votre équipe examine, échange des messages, fait avancer ou refuse, chaque action étant consignée.
• Vérification : chaque candidature arrive avec des titres vérifiés à la source par l’équipe de vérification.
• Clôture : vous fermez l’offre et consignez le résultat, qui reste à votre dossier à titre de déclaration de votre organisation.

Vérifiez les titres, puis décidez

LocuPedia vérifie à la source les permis, l’identité, les références, la protection en responsabilité et les certifications exigées avant qu’un clinicien obtienne le statut vérifié. Vous examinez le statut, et non la paperasse, et tout élément propre à l’établissement qui reste à confirmer est signalé explicitement. Les éléments qui expirent pendant l’affectation apparaissent avant de devenir un problème.

La décision d’engagement vous appartient. Confirmez l’adéquation directement avec le clinicien, convenez des conditions par écrit, et appliquez vos propres processus de vérification des titres et d’octroi des privilèges lorsque votre organisation ou votre organisme de réglementation l’exige. LocuPedia met les deux parties en relation, puis se retire : les conditions et la rémunération sont convenues et réglées directement entre vous et le clinicien.

Préparez la première journée

Un remplaçant qui arrive devant une porte verrouillée et sans accès informatique perd sa première matinée. Envoyez une note d’arrivée quelques jours avant le premier quart, qui précise :

• L’heure d’arrivée, l’entrée à utiliser, le stationnement et la personne qui l’accueillera.
• Les comptes du dossier médical électronique et des autres systèmes, créés et testés avant la première journée.
• Une courte orientation : aménagement des lieux, procédures d’urgence, fournitures, processus de consultation et de laboratoire, et qui appeler en cas de besoin.
• L’horaire et les gabarits, y compris les patients déjà inscrits, et la façon dont la clinique assure le suivi après le départ du remplaçant.
• Les coordonnées de la gestionnaire de la clinique et d’un responsable clinique, et tout protocole local que le remplaçant doit suivre.

Après l’affectation

Fermez l’offre dès que le besoin est comblé. La fermeture met fin à la période d’affichage, et rien ne se renouvelle automatiquement. Consignez le résultat (pourvu par LocuPedia, pourvu autrement, besoin annulé ou expiré); c’est la déclaration de votre propre organisation, et elle garde votre historique fidèle.

Facilitez ensuite le prochain besoin. Demandez au remplaçant ses commentaires sur l’orientation et la note d’arrivée, et corrigez ce qui l’a ralenti. Si l’expérience a été concluante, ajoutez le clinicien à votre liste de talents ou à votre réseau de cliniciens privilégiés afin de pouvoir l’inviter en premier la prochaine fois qu’un besoin semblable se présente, avant que l’offre n’atteigne l’ensemble du réseau.

Cliniques et hôpitaux : des besoins différents

Une clinique seule peut souvent passer de l’offre au remplaçant confirmé avec une ou deux personnes. Les hôpitaux ajoutent habituellement des étapes : approbation du service, vérification centralisée des titres, privilèges du personnel médical pour les médecins, et orientation propre à l’unité. Sur LocuPedia, un espace de travail hospitalier comprend des services, des équipes par rôle et des circuits d’approbation, de sorte qu’une offre peut franchir les approbations exigées par chaque service avant d’être publiée. Un espace de travail de clinique reste léger, et les groupes de cliniques peuvent publier par emplacement sous une seule organisation.

Offres et tarifs

Sur LocuPedia, une offre couvre un emplacement, une spécialité ou un poste, et un besoin de remplacement lié, pour une période d’affichage de 7 jours. Deux postes ou deux sites exigent deux offres, ce qui garde chaque offre précise. Les petites corrections restent possibles pendant que l’offre est en ligne; un changement important, comme changer de spécialité ou toute la période de remplacement, constitue un nouveau besoin et exige une autre offre. Des modèles de départ pour les postes courants, dont infirmière autorisée et optométriste, vous aident à rédiger rapidement une offre complète.

Toute offre de remplacement publiée par une organisation est gratuite pendant la période de lancement. Le tarif standard après le lancement est un montant fixe de 300 $ CA, plus les taxes applicables, par période d’affichage de 7 jours. Aucuns frais lorsqu’une personne postule, aucuns frais lorsqu’une offre est pourvue, aucun pourcentage de la rémunération du clinicien et aucun renouvellement automatique. Les organisations sont avisées à l’avance avant l’entrée en vigueur du tarif standard. Les organisations à fort volume peuvent convenir d’un tarif de volume, toujours par période d’affichage de 7 jours.

Vérifiez vos propres obligations

Ce guide est de l’information générale, et non un avis juridique, en matière d’emploi ou relatif au permis d’exercice. Confirmez l’inscription et le champ d’exercice d’un remplaçant auprès de l’organisme de réglementation compétent, et respectez les obligations de votre propre organisation en matière de vérification des titres, d’octroi des privilèges et d’emploi.